Политика за защита на лични данни
ИНФОРМАЦИЯ ОТНОСНО АДМИНИСТРАТОРА НА ЛИЧНИ ДАННИ:
1. Наименование: Ню Вижън Бутик ЕООД
2. ЕИК/БУЛСТАТ : 123638027
3. Седалище и адрес на управление: гр. София, Околовръстен път №265, х-т Технополис
4. E-mail: [email protected]
5. Телефон.: 02 962 86 86
ИНФОРМАЦИЯ ОТНОСНО КОМПЕТЕНТНИЯ НАДЗОРЕН ОРГАН:
1. Наименование: Комисия за защита на личните данни
2. Седалище и адрес на управление: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
3. Данни за кореспонденция: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
4. Телефон:02 915 3 518
5. Email: [email protected], [email protected]
6. Уеб сайт: www.cpdp.bg
ПОНЯТИЯ:
„Лични данни” – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни”); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.
„Обработване” – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.
„Администратор” – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;
„Субект на данните“– всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни, съхранявани от Администратора.
„Съгласие на субекта на данните” – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му, свързаните с него лични данни да бъдат обработени.
„Дете“ – Общият Регламент определя като дете всеки на възраст под 16 години, въпреки че това може да бъде намалена на 13 години от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.
„Профилиране” – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение.
„Нарушение на сигурността на лични данни” – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин.
ДЕКЛАРАЦИЯ ОТНОСНО ПОЛИТИКАТА ПО ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
1. Ръководството на Ню Вижън Бутик ЕООД, се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на “правата и свободите” на лицата, чиито лични данни Ню Вижън Бутик ЕООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).
2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
4. Тази политика се прилага за всички служители, парньори и клиенти на Ню Вижън Бутик ЕООД.
5. Партньори и трети лица, които работят с или Ню Вижън Бутик ЕООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от Ню Вижън Бутик ЕООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които Ню Вижън Бутик ЕООД е поел, и което дава право на Ню Вижън Бутик ЕООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.
ЗАДЪЛЖЕНИЯ И РОЛИ ПО РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679
1. Ню Вижън Бутик ЕООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
2. Ръководството на Ню Вижън Бутик ЕООД е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на лични данни и информация.
3. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на Ню Вижън Бутик ЕООД.
ПРИНЦИПИ ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДАННИ
Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в чл. 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на Ню Вижън Бутик ЕООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.
Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно:
- Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като “основания за обработване”, например „съгласие“.
- Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.
- Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за “прозрачност”.
- Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.
1. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели
Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на Ню Вижън Бутик ЕООД.
2.Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел – принцип на минимално необходимото.
3.Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка Декларация за поверителност.
4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.
Задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предава за съхраняване от Ню Вижън Бутик ЕООД са точни и актуални.
От клиентите Ню Вижън Бутик ЕООД се изисква да уведомяват Ню Вижън Бутик ЕООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на Ню Вижън Бутик ЕООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
Ню Вижън Бутик ЕООД носи отговорност да се гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
Най-малко на годишна база Ню Вижън Бутик ЕООД ще прегледа сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от Ню Вижън Бутик ЕООД, като се позовава на инвентаризацията на данните, и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.
Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)
При определянето на това доколко уместно е обработването, Ню Вижън Бутик ЕООД се задължава да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица, ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.
7. Спазване на принципа на отчетност
Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, пар. 2 изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.
Ню Вижън Бутик ЕООД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.
ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ:
1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:
- Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
- Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
- Да иска от администратора коригиране на лични данни, когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
- Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен”);
- Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни, като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
- Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
- Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него, за целите на директния маркетинг.
- Да се обърне с жалба до надзорен орган, ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
- Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
- Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
- Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
- Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;
2. Ню Вижън Бутик ЕООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:
Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в процедурата за Процедура за управление на исканията от субектите:
СИГУРНОСТ НА ДАННИТЕ:
1. Ню Вижън Бутик ЕООД е отговорно за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които то отговаря и които Дружеството държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако Ню Вижън Бутик ЕООД не е дало такива права на тази трета страна, като са сключили договор/клауза за поверителност. Това включва хостинг компанията, на която се хоства уебсайтът на Ню Вижън Бутик ЕООД.
2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа.
РАЗКРИВАНЕ НА ДАННИ:
1. Ню Вижън Бутик ЕООД осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред.
2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени.
СЪХРАНЯВАНЕ И УНИЩОЖАВАНЕ НА ДАННИТЕ:
1. Ню Вижън Бутик ЕООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.
2. Ню Вижън Бутик ЕООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.
4. Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, приета от Ню Вижън Бутик ЕООД се прилага във всички случаи.
5. Личните данни ще бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки.
РЕГИСТЪР НА ОБРАБОТВАНИЯТА НА ДАННИ (ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НА ДАННИТЕ):
1. Ню Вижън Бутик ЕООД е създала процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в Ню Вижън Бутик ЕООД и в работният поток от данни се установяват:
- бизнес процесите, които използват лични данни;
- източниците на лични данни;
- броя на субектите на данни;
- описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
- дейностите по обработване;
- целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
- правното основание за обработването;
- получателите или категориите получатели на личните данни;
- основните системи и места за съхранение;
- сроковете за съхранение и заличаване.
2. Ню Вижън Бутик ЕООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.
3. Ню Вижън Бутик ЕООД прави периодичен (ежегоден) преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ в светлината на всякакви промени в дейностите на Дружеството.
КАКВИ ДАННИ СЪБИРАМЕ И ЗАЩО:
За осъществяване на поръчка и доставка на продукт от каталога на онлайн магазин за подаръци –www.cookandhome.bg , събираме само най-необходимите данни:
- име на клиента (необходимо за комуникация и/или доставка на продукта чрез спедиторска фирма)
-телефон на клиента (необходимо за комуникация и/или доставка на продукта чрез спедиторска фирма)
- email адрес на клиента (необходимо за комуникация с клиента за уточняване на подробности по неговата поръчка)
- адрес за доставка (попълва се, само ако клиента желае доставка на продукта чрез спедиторска фирма)
- IP на компютъра на клиента, за да може всяка поръчка да бъде доказана при нужда пред съответните власти;
Ако желаете да разберете, какви лични данни събираме за Вас, това става с искане, отправено до администратора на имейл [email protected]
Ню Вижън Бутик ЕООД не събира и не обработва лични данни, които се отнасят за следното:
- разкриват расов или етнически произход;
- разкриват политически, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации;
- генетични и биометрични данни, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация;
КОЛКО ВРЕМЕ СЕ СЪХРАНЯВАТ ЛИЧНИТЕ ДАННИ КЪМ ВАШИТЕ ПОРЪЧКИ:
Ню Вижън Бутик ЕООД съхранява данните за поръчките на клиентите в срок до 5 години.
КЪДЕ СЕ СЪХРАНЯВАТ ЛИЧНИТЕ ДАННИ:
Личните данни на клиентите на Ню Вижън Бутик ЕООД се съхраняват в системата за управление на поръчки на Ню Вижън Бутик ЕООД към онлайн магазин www.cookandhome.bg и складов софтуеър, с който се обработват поръчките.
ТРАНСФЕР КЪМ ТРЕТИ СТРАНИ:
Ню Вижън Бутик ЕООД осъществява минимален трансфер на лични данни, само доколкото те са необходими за извършване на доставка на продукт чрез спедиторски фирми, и осчетоводяване на документи. Трансфер на лични данни (име, телефон, адрес) се извършва само през онлайн системите за създаване на електронни товарителници на следните спедиторски фирми: СПИДИ и Еконт Експрес.
ПРАВО "ДА БЪДЕШ ЗАБРАВЕН":
Всеки клиент на Ню Вижън Бутик ЕООД има право да поиска информацията и личните данни събрани за него да бъдат изтрити по всяко време с отделно искане, отправено до администратора на имейл [email protected]. Ние ще уважим всяко такова искане и ще изтрием всички лични данни на клиентите си, като единствено ще бъдат запазени данни, изискуеми по друг закон на Република България за установяването, упражняването или защитата на правни претенции (например не можем да изтрием фактура с Вашето име и ЕГН).
ОТТЕГЛЯНЕ НА СЪГЛАСИЕ ЗА ОБРАБОТКА ЗА МАРКЕТИНГОВИ ЦЕЛИ:
Всеки клиент на Ню Вижън Бутик ЕООД има право да поиска да оттегли съгласието си за обработката на личните данни за маркетингови цели по всяко време с отделно искане, отправено до администратора на имейл: [email protected]